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Outlook 2013/2016

2 jours (14 heures)

  • Public Utilisateur
    Toute personne souhaitant maîtriser les fonctions avancées d’Outlook 2013/2016
    pour gagner en efficacité

  • Prérequis
    Connaissance de Windows, de l'utilisation d'un micro-ordinateur et notion des fonctions de base d’Outlook

  • Les objectifs de la formation
    Communiquer efficacement en optimisant la gestion de ses mails
    Gérer ses contacts, son agenda, l’archivage de ses mails
    Partager sa messagerie, son agenda, ses contacts

 


Le Programme

Communiquer et organiser sa messagerie

  • Visualiser plus rapidement les messages non lus
  • Répondre, transférer, supprimer un message plus rapidement
  • Répondre à un message avec la messagerie instantanée Skype entreprise
  • Afficher l’aperçu d’une pièce jointe
  • Ajouter un indicateur à un message reçu
  • Modifier un fichier Word, Excel sans l’enregistrer et le transférer
  • Envoyer des messages avec des pièces jointes et définir les indicateurs
  • Ajouter des boutons de vote dans un message
  • Répondre à un message en votant
  • Assurer le suivi d’un message
  • Créer un modèle de message
  • Insérer une signature
  • Insérer en pièce jointe un fichier utilisé récemment ou stocké sur Onedrive (Nouveauté 2016)
  • Modifier les autorisations d’un fichier joint stocké sous Onedrive (Nouveauté 2016)
  • Renvoyer ou rappeler un message envoyé
  • Classer, filtrer son courrier avec des catégories de couleur
  • Marquer les messages en courrier indésirable (spam)
  • Enregistrer des actions rapides
  • Élaborer des mises en forme conditionnelles (message d'un expéditeur en couleur)
  • Préparer des règles de courrier pour de la réception des mails
  • Paramétrer l’archivage de sa boite de réception
  • Utiliser les filtres dans la recherche

Piloter son carnet d’adresse – ses contacts

  • Gérer l’affichage et classer ses contacts
  • Afficher les informations d’un contact
  • Créer ses contacts, ses listes de diffusion
  • Enregistrer des contacts à partir d’un mail
  • Ajouter des adresses du carnet d’adresse de l’entreprise vers ses contacts
  • Importer ou exporter ses contacts
  • Utiliser les filtres dans la recherche des contacts

Gérer son planning

  • Organiser l’affichage du calendrier
  • Créer un rendez-vous, un évènement
  • Planifier des rendez-vous périodique
  • Ajouter des rappels
  • Classer des rendez-vous avec des couleurs
  • Transformer un message en rendez-vous
  • Utiliser les outils de recherche dans son calendrier
  • Gérer plusieurs calendriers

Organiser une réunion

  • Préparer une réunion
  • Inviter les participants
  • Modifier la liste des participants
  • Réserver la salle de réunion
  • Supprimer une réunion
  • Utiliser la mise en forme conditionnelle pour les réunions

Répondre à l’invitation d’une réunion

  • Accepter ou refuser l’invitation
  • Répondre à une réunion en proposant un nouvel horaire

Piloter ses tâches

  • Créer une tâche et ajouter des détails
  • Indiquer l’avancement de la tâche
  • Changer l’affichage des tâches
  • Utiliser les outils de recherche dans ses tâches

Travailler en collaboration - en déléguation

  • Partager son agenda, sa messagerie, ses contacts
  • Déléguer son agenda
  • Définir les autorisations d’accès
  • Affecter une tâche

Choisir ses options

  • Informer de son absence du bureau
  • Vérifier l’orthographe avant l’envoi d’un message
  • désactiver l'émission d' un signal sonore et l'affichage d'une alerte lors de la réception d’un message
  • Personnaliser ses horaires de travail
  • Ajouter les jours fériés, le numéro de la semaine dans son calendrier
  • Afficher un second fuseau horaire

 

 

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